10 Strategi Merancang Pelaksanaan Kegiatan (Event Organizer Guidance)

Sebagai orang yang bekerja di bidang komunikasi, salah satu peran yang juga harus dimiliki adalah menjadi penanggungjawab kegiatan perusahaan atau organisasi. Peran ini biasa disebut dengan istilah keren, Event Organizer. Meski kini perusahaan/organisasi mempercayakan pekerjaan itu kepada pihak ketiga, tetapi alangkah baik jika kita juga terlibat di dalamnya. Apalagi kegiatan akbar yang sering dan rutin dilakukan oleh perusahaan/organisasi tempat kita bekerja, bidang komunikasi kerap menjadi garda depan untuk kesuksesan penyelanggaraan event perusahaan/organisasi.

Berikut strategi yang biasa saya lakukan, antara lain:

1. Tentukan gambaran besar keberhasilan dari kegiatan yang ingin diselenggarakan!

Keberhasilan seperti apa yang hendak anda raih dalam kegiatan yang akan anda laksanakan? Petakan siapa saja target undangan anda. Lalu pikirkan konsep acaranya dan mungkin sponsor dari acara yang akan anda selenggarakan. Gali kembali hal-hal yang melatarbelakangi pelaksanaan acara ini sehingga acara ini perlu diselenggarakan. Dengan demikian, anda optimis bahwa akan ada banyak dukungan dari staf internal, donasi dan sponsor bahkan liputan media sebagai ajang promosi yang menarik.

2. Tentukan tujuan dan hasil dari acara!

Setelah anda menemukan gambaran besar dan latar belakang dari acara yang akan selenggarakan, kini tentukan apa yang menjadi hasil akhir dari acara yang akan diselenggarakan. Hasil acara yang diselenggarakan berupa pernyataan, misalnya terselenggaranya pameran pendidikan yang diikuti oleh 100 kelompok binaan dengan 20 media yang meliputnya. Sedangkan tujuan mencakup bagaimana anda mencapai hasil tersebut pada saat pelaksanaan acara, misalnya menyelenggarakan pameran pendidikan yang diikuti oleh kelompok binaan dari berbagai provinsi.

3. Lakukan rapat teknis persiapan dan pembagian kerja tim!

Kita tidak pernah bisa bekerja seorang diri. Bentuklah sebuah tim kerja yang mendukung pelaksanaan acara tersebut! Cara membentuk tim kerja adalah dengan melakukan rapat teknis bersama sehingga anda bisa secara langsung meminta kesediaan dan partisipasi orang lain dalam tim kerja anda. Selesai tersusunnya tim kerja, diskusikan kembali pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing orang yang terlibat. Lakukan pula komunikasi yang intens untuk meng-update informasi terkini dari masing-masing orang di tim kerja.

4. Buatlah cek list dari daftar persiapan yang perlu dilakukan!

Minta masing-masing tim kerja merumuskan cek list dan kompilasikan menjadi satu daftar list yang bisa dicek pada saat gladi resik. Cek list ini akan sangat membantu sebagai pengingat agar tidak ada yang terlewat atau terlupakan. Jika perlu, anda bisa memasang cek list dalam information board yang mudah dilihat dan dijangkau siapa pun. Daftar cek list meliputi item yang dibutuhkan, berikut penanggungjawab dan waktu yang diperlukan (timeline).

5. Rumuskan rincian dan detil persiapan!

Detil dan rincian persiapan meliputi:

a. Lokasi

Anda sudah memegang gambaran besar dari acara yang akan diselenggarakan. Kini lokasi seperti apa yang menunjang kebutuhan anda, indoor atau outdoor. Bagaimana ketersediaan transportasi menuju lokasi? Apakah cukup strategis untuk dijangkau oleh peserta? Bagaimana luas lokasi mengakomodir kebutuhan anda? Fasilitas apa saja yang diberikan dari lokasi yang anda rencanakan?

b. Konsep/agenda acara/rundown acara

Bicarakan kepada tim kerja yang menangani agenda acara anda, termasuk materi acara dan bahan-bahan yang akan diberikan kepada audience. Akan lebih mudah jika anda menyusunnya menjadi rundown acara yang lebih detil dan runut termasuk mencantumkan penanggungjawab dari setiap sesi yang dilaksanakan.

c. Karakteristik peserta

Siapa saja bisa menjadi peserta acara yang akan selenggarakan? Adakah kriteria khusus yang harus dipenuhi dalam acara anda? Berapa total peserta acara yang akan anda undang? Apakah ada pakaian khusus (dress code) untuk hadir dalam acara anda?

d. Pembicara/Bintang Tamu

Diskusikan siapa orang yang tepat untuk menjadi pembicara/pengisi acara dalam acara anda! Apakah Bintang Tamu/Narasumber/Pembicara cukup mewakili kebutuhan anda? Atau anda hanya melihat “bintang tamu” sebagai sosok yang popular dan menarik atensi peserta yang hadir?

e. Undangan

Bagaimana anda menarik simpati audience untuk hadir? Apakah ada undangan yang perlu dikirimkan? Kapan undangan tersebut dikirimkan kepada target? Apakah ada undangan digital untuk mempermudah informasi acara anda? Buatlah undangan semenarik mungkin (aktraktif) dan informatif bagi pembacanya!

f. Biaya yang dibutuhkan

Tuliskan secara rinci biaya apa yang diperlukan untuk mengakomodir kebutuhan acara anda! Darimana uang tersebut didapatkan? Apakah anda perlu melakukan donasi dan pencarian sponsor?

g. Konsumsi

Bagaimana konsumsi yang menjadi selera target undangan anda? Bagaimana pengelolaan dan distribusi makanan pada saat terselenggaranya acara anda? Bagaimana soal rasa dan jaminan mutu yang baik dari penyajian makanan untuk acara anda?

h. Goody bag peserta

Apakah ada materi yang bisa dibagikan kepada peserta yang hadir? Apakah ada sovenir untuk peserta? Apakah ada merchandise yang mewakili acara yang anda selenggarakan? Bagaimana pengemasan materi-materi yang bermanfaat bagi peserta?

i. Media

Apakah acara yang akan diselenggarakan melibatkan dan mengundang media? Bagaimana peliputan media yang diharapkan? Apakah ada siaran pers yang dapat dibagikan kepada media yang datang? Apakah perlu dilakukan konferensi pers atau hanya dilakukan “door stop”?

6. Lakukan publikasi acara!

Sebelum pelaksanaan acara, tentukan jauh-jauh hari bagaimana publikasi acara dilakukan. Apakah dilakukan melalui berbagai media massa dan elektronik? Rencanakan publikasi acara yang menarik atensi peserta yang hadir melalui berbagai tampilan publikasi yang aktratif dan informatif. Ransang peserta untuk hadir dengan publikasi yang memikat melalui tampilan visualisasi, akurasi informasi dan informasi kontak yang bisa dihubungi yang menyangkut acara tersebut.

7. Sebelum terlaksananya acara, lakukan pengecekan di lokasi dan laksanakan gladi resik!

Rencanakan gladi resik yang melibatkan tim teknis, terutama tim acara. Cek kembali daftar list persiapan yang sudah disusun, apakah sesuai atau ada yang perlu diubah? Optimalkan gladi resik dan persiapan agar pelaksanaan acara sesuai dengan hasil yang diharapkan.

8. Setelah pelaksanana acara, ajaklah tim untuk lakukan evaluasi bersama!

Usai pelaksanaan acara, undanglah tim untuk diskusi bersama melakukan evaluasi tentang pelaksanaan acara. Catat hal-hal positif yang terus dapat dilakukan dan hal-hal lain yang perlu ditingkatkan sehingga menjadi lesson learned bagi semua tim, apalagi jika acara yang anda selenggarakan adalah acara rutin dan periodik. Dokumentasikan acara anda sehingga menjadi rekomendasi bersama seluruh pihak.

9. Siapkan tindak lanjut dari acara tersebut!

Usai acara, apa yang seharusnya dapat dilakukan oleh tim kerja? Apakah ada informasi kontak untuk ditindaklanjuti berkaitan dengan acara? Apakah ada cerita sukses yang perlu dimuat dalam bulletin? Atau, apakah ada hal-hal lain yang menjadi tindaklanjut dari kesepakatan dalam acara yang anda selenggarakan, misalnya pertemuan rutin atau aksi lanjutan sebagai hasil acara?

10. Lakukan “Syukuran” atas terlaksananya acara!

Rayakan terselenggaranya acara yang anda laksanakan bersama tim anda dengan sebuah acara “syukuran” sebagai ungkapan apresiasi atas keterlibatan dan partisipasi seluruh pihak. Apakah perlu dilakukan dalam sebuah acara makan besar atau cukup memberikan kartu ucapan terimakasih kepada para donator/sponsor?

Semoga bermanfaat!