7 Tips Membuat Lembar Data (Factsheet)

Lembar data atau biasa juga dikenal Factsheet adalah bagian dari produk komunikasi yang bertujuan memberikan pemaparan singkat mengenai capaian suatu program secara kuantitatif maupun kualitatif. Lembar data biasa disisipkan di paket informasi, dibagikan saat showcase program, atau disampaikan dalam rilis pers. Semua tujuan tersebut bergantung pada kebutuhan bilamana dirasakan tepat. Yang jelas capaian dan data sifatnya dinamis, jadi sebaiknya bisa diubah, ditambahkan atau dilengkapi kemudian.

Berikut tips membuat lembar data (factsheet) berdasarkan pengalaman,

1. Tentukan tampilan lembar data!
Ada lembar data yang disampaikan secara narasi, diangkat dari cerita sukses sambil kemudian disisipkan angka-angka capaian program. Lain lagi, lembar data berupa tabel saja yang memuat seluruh angka keberhasilan program. Sementara yang lain, membuat lembar data dengan menggabungkan keduanya. Langkah terakhir dalam membuat tampilan lembar data adalah yang biasa saya lakukan. Mengapa? Saya selalu berpikir tidak semua orang berminat dengan narasi dan mau membacanya, jadi menggabungkan kedua poin diharapkan akan mampu menjelaskan program secara atraktif dan informatif.

2. Tampilkan data terbaru!
Namanya lembar data yang diharapkan penerima pesan memperoleh informasi seputar data terbaru. Sebaiknya sebelum mencatumkan data, koordinasikan dengan pusat data atau bagian yang menangani monitoring dan evaluasi agar data yang diperoleh akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Data terbaru biasanya akan digunakan untuk meyakinkan penerima pesan tentang capaian dan hasil pelaksanaan program. Untuk kepentingan ini biasanya lembar data dibuat secara periodik sehingga lebih terstruktur dalam menyampaikan data terkini.

3. Selipkan foto-foto menarik sesuai program dan data yang disampaikan!
Foto-foto dimaksudkan agar data dan informasi yang disampaikan menarik penerima untuk mengetahui sejauhmana hasil yang relevan dengan yang disampaikan. Gunakan foto-foto yang relevan dengan informasi yang disampaikan! Upayakan foto tidak diambil dari jarak jauh sehingga kurang informatif sementara foto yang akan ditempatkan mungkin tidak besar dan disesuaikan dengan ukuran kertas, biasanya ukuran A4. Sebaiknya foto-foto yang digunakan menampilkan ekspresi penerima manfaat program.

4. Cantumkan cerita sukses atau data signifikan secara naratif!
Untuk memperkuat capaian program melalui data yang disampaikan, ada baiknya mengangkat keberhasilan program lewat cerita sukses. Jangan terlalu panjang atau bertele-tele tetapi sampaikan hal-hal yang signifikan dan berdampak langsung pada keberhasilan pada program. Gunakan juga pernyataan-pernyataan data yang bisa diambil tentang sejauhmana program berhasil dan bermanfaat sesuai tujuan.

5. Beri pernyataan yang mendukung!
Ada banyak significant others yang telah mendukung terselenggaranya program dengan baik. Cantumkan pernyataan dan testimoni pejabat-pejabat yang memang terkait dengan pelaksanaan program! Beri foto dan jabatan yang bersangkutan. Beri juga informasi penguat seperti penerima manfaat yang juga merasakan perubahan. Ingat tampilkan lay out yang menarik dan enak dibaca meski hanya satu lembar.

6. Cantumkan kontak informasi!
Untuk memastikan ketertarikan penerima lembar data untuk mengetahui informasi program yang disampaikan, cantumkan nama, alamat, alamat surat elektronik dan telpon, misalnya.

7. Upayakan hanya satu lembar, tak perlu lebih!
Menyampaikan lembar data yang banyak dan bertele-tele tentu tidak menarik. Apapun tampilan data secara kuantitatif atau kualitatif, pastikan hanya satu lembar sehingga praktis dan efisien untuk disampaikan. Manfaatkan tampilan desain yang menarik dan hindari warna-warna ‘ajaib’, namun berikan pengaturan warna yang jadi turunan logo dan branding program.

Semoga bermanfaat!