How to Understand Business Communication over Phone in Germany: Etika Berkomunikasi Profesional via Telepon di Jerman

Every country has own way to communicate for business purpose or personally communication, including in Germany. In commonly German people can make difference how to communicate in formal and non formal. To following communication professional by phone, I had some tips to assist my friends who the most are staying in my origin country, Indonesia. This written in below is only clue how to understand business communication  by phone in Germany.

Refer to my capacity on communications skill, I would like to share my experiences regarding the business communication effectively in Germany. As my second home now, I know this is contrary with all happening in my country. For example, I can accept phone anytime in Jakarta including weekend when I have had a horribly busy day to handle urgent event. But in here, they really appreciate weekend as family day. While I was working at office in Jakarta, chit chat or gossip by phone could be accepted as long as you have no problem in working performance. In here, every one can notice me at work when I got calling only for chit chat. They are really serious in working. No time for chit chat or gossip.

They are surely selective to communicate with people especially in business area or working issue. They will use “Sie” as you, not “Du” when they use in formal speaking in working. They used to call your family name after saying “Herr” for male and “Frau” for female. In Indonesia as my country, they prefer directly call a first name after saying “Pak” for male and “Ibu” for female.

At this moment, my focused on the communication over phone in Germany, here are the tips in according to my experiences. This is only recommendations, not to bear your minds when you are in here.

  1. Do not make noisy in public area or meeting time! So you must ensure your phone on vibrate or silent mode.
  2. When you want to accept this calling, please make away to find the silent place!
  3. After saying “HALLO” then tell your family name.
  4. Do not make a gossip or chit chat on phone! Say it in directly by phone on working hours.
  5. They always like to make a professional schedule by phone. They are really strict with a schedule you made previously. This is respectful for them when you follow the plan. You change, it could be ‘disaster’ for them.
  6. Do not call regarding business matters after 5 PM and weekend!

This is still open opinion. You can drop your comments in below regarding professional communication by phone in Germany. Just two cents✌

 

Ilustrasi.

 

Tiap wilayah ada kebiasaannya. Ketika saya datang ke Seoul, Korsel 2012 saya mengamati bahwa generasi muda semua begitu sibuk dengan hape di tangan, meski mereka sedang berpacaran. Hal ini jadi bahan diskusi antara saya dengan teman sekamar dari Belgia. Nah, bagaimana dengan di Jerman?

Orang Jerman termasuk selektif dalam membangun komunikasi, terutama dengan orang asing. Orang Jerman mampu membedakan komunikasi formal dan informal itu saja, mana keperluan pribadi dan bagian mana untuk kepentingan kantor atau bisnis.

Nah, dalam urusan menerima telpon di sini maka pertama kali setelah menyebut kata ‘Hallo’ maka kita menyebutkan nama keluarga atau family name, misal “Hallo, Liwun.” Jadi tidak menyebut nama Anna di awal. Untuk meyakinkan si penelpon bahwa dia benar-benar menelpon yang dituju, maka si penerima telpon sebutkan nama keluarga dulu. Baru jika si penelpon ingin berbicara dengan ‘Anna’ misalnya maka si penelpon akan menyebutkan spesifik nama atau nama depan (vorname). Itu kebiasaan menerima telpon.

Tak semua orang Jerman suka punya hape, bilamana dirasa perlu dan sesuai kebutuhan. Bukan karena mereka tidak mampu tetapi karena mereka tidak mau. Mereka tidak suka disibukkan dengan suara panggilan telpon. Jika anda berada di sini sebaiknya pilih tanda bergetar atau silent agar membuat orang sekitar nyaman. Daripada seluruh mata akan memandang anda hanya karena bunyi suara hape anda yang annoying itu.

Etika bertelepon selanjutnya adalah menerima telepon yang santun saat anda di area publik. Daripada berteriak-teriak terima panggilan telpon, lebih baik anda menyingkir ke tempat sepi. Atau anda bisa masuk ke mobil pribadi sehingga anda bebas berteriak-teriak menerima telepon juga. Tak ada orang yang tak sopan berteriak-teriak terima telpon saat di dalam kendaraan umum bagi orang Jerman. Di bis atau kereta mereka tampak silent dengan buku/koran atau diam.

Jangan pernah menelpon ke rumah setelah jam 10 pagi kecuali anda sudah janji sebelumnya! Kebanyakan kita memakai rekaman telepon rumah untuk meninggalkan pesan. Anda pun terbiasa untuk membuat janji bertemu misal periksa ke dokter, dengan menelpon terlebih dulu kecuali dalam keadaan gawat darurat. Anda akan sangat dihargai bila memenuhi waktu perjanjian tepat waktu di sini. 

Lalu setelah jam 5 sore untuk berbicara urusan kantor atau urusan pekerjaan, eits tunggu dulu. Jika rekan anda sudah memperbolehkan untuk ditelpon, tak masalah tetapi kebanyakan mereka memasukkan dalam mail box dan akan membalas telepon anda bila dirasa perlu. Jadi amati setiap aturan dari jam telepon bekerja di tiap instansi karena tidak mungkin seperti di Indonesia berlaku jam kantor dari jam 08.00-17.00. Bisa saja beda hari beda jam pula pemberlakuan terima telepon untuk urusan pekerjaan.

Lalu kebiasaan menerima telepon layaknya miss ringring bukan kebiasaan orang Jerman. Jika ingin bergosip atau berbicara panjang lebar maka mereka lebih pilih bertemu langsung ketimbang via telepon. Semestinya bicara di telepon adalah poin yang penting dan diperlukan. Bagi anda cukup via SMS atau teks singkat, lakukan itu ketimbang mereka menerima telepon apalagi saat bekerja. Jika itu penting dan urgent, mungkin anda bisa pertimbangkan telepon.

Jika ingin telepon ke orang yang dituju, sebutkanlah Herr untuk pria dan Frau untuk perempuan. Lalu pastikan nama keluarga, bukan nama panggilan meski anda adalah teman baik sekali pun. Setelahnya anda bisa bercakap-cakap seperti biasa, namun tata krama mereka di telepon begitu.

Baca https://liwunfamily.com/2014/04/08/mencermati-gaya-komunikasi-orang-jerman/

Kesimpulannya

  • Gunakan salam pembuka saat menerima telepon yakni HALLO!
  • Beritahukan nama keluarga lebih dulu (family name) bukan nama panggilan.
  • Berbicara yang santun, direct atau tidak berbelit-belit saat telepon.
  • Terima telepon di tempat yang sepi. Jika di area publik, menyingkirlah!
  • Beri nada getar atau silent pada hape anda saat rapat atau di kendaraan umum.
  • Jika urusan pekerjaan menelponlah tidak saat wiken, hari libur atau setelah jam 5 sore.

Bagaimana ada pendapat?

Advertisements


Categories: ALL ABOUT DEUTSCHLAND, COMMUNICATIONS

Tags: , , , , , ,

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: