Jika dahulu kita belajar tata cara surat menyurat maka kini korespodensi pun bisa dilakukan via surat elektronik, atau yang dikenal email. Selanjutnya saya sebut email saja.
Persoalan menulis email bukan tentang panjang pendeknya email tetapi bagaimana kita tahu mengawali hingga menutupnya dengan baik. Tentu ini bukan menulis email dalam konteks pribadi atau persahabatan, melainkan urusan bisnis. Email untuk kepentingan bisnis sifatnya resmi dan formal.
Pertama: Salutation
Untuk konteks bisnis dan formal maka bisa dengan contoh sebagai berikut:
- Dear Mr/Mrs (Familyname) yang kemudian biasa digunakan ketika pertama kali kontak dilakukan. Di Eropa nama keluarga biasa disebut dalam keperluan formal.
- Dear Sir/Madam juga bisa dilakukan jika kita tidak tahu email ditujukan untuk siapa. Bisa juga kita menulisnya, “Dear Sir or Madam” juga bisa digunakan. Anda juga bisa menggunakan ‘To whom it may concern” bila tidak tahu email kepada siapa yang berkepentingan.
- Dear Anna, ini juga bisa dilakukan jika kita sudah tahu dengan siapa email ditujukan. Di Amerika Serikat terkadang mereka juga menulis nama (bukan familyname) sebagai kontak pertama.
- Hello/Hi atau hanya menyebut ‘Anna‘ saja maka dapat diartikan si penulis email sudah kenal baik.
‘Salutations’ diakhiri dengan tanda koma misalnya di bawah ini
Dear Anna,
Dear Sir/Madam,
Kedua: Opening
Sebagai pembuka sebelum inti (badan) email, ada beberapa hal yang bisa dijadikan contoh.
- I hope you are well.
- Thank you for an interesting day at your main office last week.
- Thank you for your email.
- It was good speaking to you last week.
Meski begitu, opening sifatnya tidak wajib. Anda bisa saja memulainya langsung ke badan email atau introducing the subject setelah salutations.
Ketiga: Introducing the subject
- Just a short notice to let you know that…
- I am writing with regard to…
- Further to our conversation last week…
- Regarding to…
- I am writing to you in reference to our discussion last week.
- Dan seterusnya
Keempat: Text (Body of e-mail)
Pada bagian ini ditujukan yang menjadi inti mengapa anda menulis email. Contohnya
- Anda meminta informasi
- Anda memberi informasi
- Anda meminta bantuan
- Anda menawarkan bantuan
- Anda ingin melengkapi dokumen dalam lampiran (attachment)
- Anda bermaksud meminta maaf atau penyesalan
- Anda bermaksud memenuhi syarat atau janji yang disepakati/didiskusikan
- Anda menyarankan tindakan selanjutnya
Kelima: Closing
Setelah anda menulis maksud dan keperluan seperti yang dinyatakan di atas, berikutnya tentu harus ditutup dengan elegan juga. Contohnya anda berharap respon segera, dan seterusnya.
- I am looking forward to hearing from you.
- Please get back to me if you need more information.
- I’ll give you a call next week.
- Hope this informs to you.
- Thank you very much for your hospitality.
- Thank you in advance.
Selanjutnya,
- Best regards
- Best wishes
- Kind regards
- Best
- Sincerely
- Yours faithfully
Hal yang perlu diperhatikan adalah kalimat pertama setelah salutation harus dengan huruf besar. Ini berbeda dalam tata cara penulisan email dalam bahasa Jerman. Selengkapnya tentang menulis email dalam bahasa Jerman dijelaskan kemudian.
Semoga bermanfaat!
