Ilustrasi.
Dalam rangka mencapai publisitas organisasi yang maksimal, melakukan kunjungan ke media massa adalah cara yang bisa dilaksanakan sebagai bagian dari pekerjaan Humas atau Komunikasi. Manfaat kunjungan ini sangat besar untuk memperkenalkan profil organisasi dan juga capaian program yang sudah terjadi selama ini. Kunjungan ke media massa juga memungkinkan agar kita bisa bermitra bersama dengan media untuk melakukan advokasi tentang isu-isu penting.
Berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan:
- Buatlah daftar media massa yang akan dikunjungi!
Lacaklah daftar media yang tersedia dan memungkinkan untuk dikunjungi. Pastikan media yang memiliki khalayak pembaca cukup banyak sehingga memiliki jangkauan yang luas pula. Cek pula tentang korepodensi surat menyurat untuk dapat mengajukan permohonan bertemu, via email, faksimili atau pos surat.
- Susunlah surat permohonan untuk dapat melakukan kunjungan ke media massa!
Silahkan hubungi ke bagian redaksi, prosedur kunjungan ke media massa. Jelaskan maksud dan tujuan kunjungan yang ingin anda lakukan. Sertakan juga durasi kunjungan agar pihak redaksi benar-benar bisa menerima kunjungan anda. Dalam surat permohonan sedapat mungkin bisa diceritakan satu atau dua paragraph mengenai profil organisasi anda sehingga saat kunjungan kita benar-benar bisa tepat sasaran.
- Persiapkanlah berbagai produk komunikasi yang terkait
Apa saja produk komunikasi yang sudah dihasilkan, bulletin, lembar data, info kit, dsb yang memang bermanfaat untuk menjadi data penunjang mengenai profil organisasi/perusahaan dan juga sebagai acuan bilamana diperlukan atas kunjugan tersebut. Anda juga bisa menyiapkan tayangan visual yang cukup representative dari organisasi/perusahaan.
- Datanglah sesuai agenda yang ditentukan dengan membawa produk komunikasi
Apa saja produk komunikasi yang sudah dihasilkan, buletin, brosur, lembar data, atau apa pun juga bawalah itu menjadi bagian dari kunjungan anda untuk ditunjukkan. Karena kita yang akan berkunjung, sebaiknya datang tepat waktu atau datang tidak terlambat. Pengalaman saya, datang 30 menit lebih awal untuk mengecek kesiapan produk komunikasi. Ingat kedisplinan soal waktu menjadi poin berharga dari pertemuan anda. Jangan sampai kunjungan anda tidak berharga hanya karena datang terlambat atau ketiadaan produk komunikasi sama sekali.
- Dokumentasikan kunjungan tersebut
Beberapa media sering mengabadikan kunjungan untuk dijadikan galeri foto atau sekedari berita foto. Namun sebagai pengunjung, anda perlu juga mendokumentasikan kunjungan tersebut sebagai salah satu program relasi kepada media. Kunjungan ke media ini juga untuk menunjukkan seberapa dekat hubungan anda dengan media. Selain itu, anda juga bisa menjalin komunikasi interpersonal untuk membantu anda menyebarluaskan program atau siaran pers seperti yang anda kehendaki.
- Lakukan evaluasi dari hasil kunjungan
Usai kunjungan, jangan keburu senang dulu. Evaluasi kunjungan anda seperti penerimaan media, respon untuk menerima program/visi/misi, bentuk komunikasi yang akan dilakukan selanjutnya, dsb. Intinya ada banyak evaluasi yang bisa dilakukan sepanjang kunjungan tersebut benar-benar bermanfaat untuk menyebarluaskan program.
Tertarik untuk mencobanya?
