Langkah Menulis Surat Formal Berbahasa Jerman

Susunan menulis surat formal/resmi bahasa Jerman.

Setelah saya pernah membahas cara menulis surat elektronik (email) berbahasa Inggris, kali ini saya membahas surat formal atau resmi berbahasa Jerman. Meski anda tidak membutuhkan menulis surat berbahasa Jerman, namun mungkin ini bisa menambah wawasan bahwa tiap negara punya ragam aturan sendiri.

Di sini berkirim surat masih dipandang perlu, walaupun sekarang sudah hadir surat elektronik (email). Tiap minggu pasti kami memiliki surat dengan macam-macam tujuannya mulai dari surat penting hingga surat yang berisi pesan reklame saja. Kotak surat pasti ada di tiap rumah di sini. Kita jadi terbiasa mengecek kotak surat secara rutin.

Selanjutnya, menulis surat formal atau resmi berbahasa Jerman perlu diperhatikan aturannya. Dalam penulisan kalimat yang digunakan adalah kata “Sie” atau dalam bahasa Indonesia biasa dikenal “Anda”. Perhatikan bahwa Sie dalam kata ganti bahasa Jerman, ada “sie” yang ditulis dengan huruf kecil yang berbeda artinya. Jadi penggunaan bahasa surat resmi dalam bahasa Jerman harus menggunakan kata ganti orang dengan “Sie” (=Anda).

Menulis surat resmi berbahasa Jerman dalam keperluan sehari-hari perlu dilakikan misalnya melamar kerja atau keluhan tentang sesuatu hal. Di sini kita memiliki hak untuk mengajukan surat resmi ke suatu instansi bilamana ada hal di luar prosedur. Seperti yang pernah saya lakukan ketika kereta datang terlambat dari Jerman ke Italia. Ceritanya bisa di lihat di sini. Keluhan lain misalnya pembelian barang yang tidak sesuai, pergi liburan tidak sesuai janji yang diiklankan dan masih banyak lagi.

Surat ditulis dengan rata kiri. Langkah menulis surat resmi berbahasa Jerman sebagai berikut:

1. Absender

Bagian ini ditulis pertama kali sebagai si pengirim surat. Siapa yang bermaksud mengirim surat? Anda sendiri maka dituliskan informasi diri seperti nama lengkap, alamat lengkap termasuk kode pos dan informasi lain seperti alamat email dan telepon. Tentu di bagian ini harus lengkap ditulis seperti nama yang sesuai identitas diri.

Di Jerman, nama ditulis nama depan (=vorname) dan nama belakang/nama keluarga (=nachname atau familienname). Nah, jika anda mendapatkan surat balasan maka nama yang disebut adalah nama belakang anda. Begitu pun informasi lengkap tentu anda seperti alamat dan nomor kontak karena ini menyangkut balasan surat anda nantinya.

2. Empfänger

Pada bagian kedua, ditulis tujuan surat. Tujuan surat ke instansi maka silahkan dituliskan sesuai nama tujuan. Setelah nama instansi, tuliskan nama orang yang menjadi perhatian surat, kemudian di bawahnya adalah posisi jabatan yang bersangkutan. Kemudian tuliskan juga alamat lengkap dari instansi yang dimaksud.

3. Datum

Bagian ketiga ini juga penting diperhatikan yakni tanggal dibuatnya surat. Sebagai surat resmi/formal, tanggal perlu dimasukkan. Umumnya tanggal ditempatkan di bagian kanan, rata kanan. Sebagian kecil menempatkan tanggal di bawah, di atas tanda tangan (=Unterschrift). Untuk penulisan tanggal berbahasa Jerman yakni tempat, tanggal, bulan dan tahun. Di antara tanggal, bulan dan tahun diberi tanda titik. Lihat contoh (Berlin, 20.10.2018).

4. Betreffzeile

Selanjutnya, tuliskan perihal surat! Apa maksud dan tujuan berkirim surat? Perihal tentang lamaran kerja untuk posisi guru misalnya, Bewerbung als Lehrerin. Atau perihal surat tentang keluhan, yakni reklamation. Betreff ini penting dituliskan pada surat-surat resmi.

5. Text

Sekarang masuk pada bagian tubuh surat, yang terdiri atas tiga bagian, antara lain:

A. Anrede

Ini adalah salam pembuka. Dalam surat resmi berbahasa Jerman wajib menggunakan kalimat baku Sehr geerhte Damen und Herren misalnya, yang berarti “yang terhormat ibu dan bapak.” Jika surat ditujukan pasti untuk pria maka dituliskan menjadi Sehr geehrter Herr….(nama keluarga/nama belakang) Begitu pun sebaliknya bila surat untuk perempuan maka dituliskan Sehr geehrte Frau… (nama keluarga/nama belakang).

B. Brieftext

Di bagian ini dituliskan maksud anda menulis surat. Mengapa anda menulis surat? Jelaskan informasi lain yang menunjang maksud anda. Tulisan harus benar-benar sesuai tata baku resmi (grammatik) bahasa Jerman.

C. Schlusssatz

Ini adalah bagian penutup yang terdiri atas harapan dan apreasiasi, bila diperlukan. Misalnya “Für eine schnelle Antwort wäre ich Ihnen sehr dankbar (=Saya ucapkan terimakasih untuk respon cepat anda). Atau “Über Ihre Einladung zu einem persönlichen Gespräch würde ich mich sehr freuen.” (=Saya akan berterimakasih jika anda mengundang saya dalam wawancara kerja). Kalimat lainnya misalnya “Vielen Dank im Voraus!” (=Terimakasih sebelumnya).

6. Grußzeile

Bagian ini menuliskan tentang yang biasa kita lakukan untuk memberi salam penutup. Dalam bahasa Indonesia, kita menulis “Hormat Kami” maka dalam bahasa Jerman dituliskan “Mit freundlichen Grüßen“.

7. Unterschrift

Setelah Grußzeile, beri jarak sedikit untuk bagian berikutnya. Di bagian ini adalah untuk tanda tangan sehingga perlu diberi jarak. Surat resmi berbahasa Jerman harus ditandatangani yang meyakinkan originalitas surat tersebut.

8. Anlagen

Bagian terakhir surat resmi bilamana diperlukan yakni lampiran. Apa saja yang diperlukan untuk menunjang keperluan surat anda? Cantumkan seperti daftar riwayat hidup jika anda ingin melamar kerja. Atau sampaikan nomor kuitansi pembelian bila menyangkut keluhan beli barang.

Semoga ulasan di atas bermanfaat dan menambah wawasan.

Advertisements

Sekelumit Jasa Kantor Pos di Jerman

Postkasten atau Briefkasten, semacam bis surat untuk memasukkan surat atau kartu pos yang sudah dibubuhi perangko terlebih dulu.

Kantor pos juga melayani jasa perbankan seperti tampak dalam reklame di atas.

Ketika di Indonesia jasa pos mulai berangsur-angsur ditinggalkan, di Jerman tidak. Pengiriman dengan Deutsche Post atau DHL masih laris manis bak kacang. Kala banyak orang sudah mengandalkan pengiriman informasi/surat pemberitahuan melalui surat elektronik (surel), di Jerman tradisi berkirim pakai jasa pos masih digemari. Bahkan kantor pos masih menyediakan kartu pos untuk mereka yang ingin koleksi atau berkabar dengan media ini. Di Indonesia mungkin sudah tidak ada lagi yang berminat dengan kartu pos.

Lihat saja hampir di setiap rumah atau apartemen masih ada kotak surat. Berbagai promosi bisnis pun dikirimkan melalui pos. Menurut beberapa teman berpendapat penggunaan surel lebih pada keperluan formal pekerjaan atau keperluan personal pribadi (head to head). Selain itu surat menyurat untuk kepentingan administrasi misalnya saya mengurus dokumen kependudukan itu pun masih menggunakan jasa pos. Meski saya sudah cantumkan alamat surel.

Pengalaman menarik saat mengurus dokumen pernikahan sipil antara Jerman dengan Indonesia, itu pun bolak-balik dengan jasa pos DHL. Semua aman dan pelayanannya sangat terbantukan buat saya. Tak peduli besarnya biaya yang dikeluarkan namun setidaknya cepat dan mudah. Pengalaman saya mengirimkan paket 7kg dengan jasa kantor pos dari Indonesia dengan pilihan standar ke alamat di Jerman memerlukan waktu kurang lebih 3-4 minggu. 

Biasanya tukang pos akan langsung mengirimkan surat dimasukkan dalam box surat di tiap rumah. Jika anda menerima kiriman paket, biasanya mereka harus bertemu dengan seseorang di rumah untuk dimintai tandatangan di resi elektronik bahwa barang diterima dengan baik. Jika tidak ada orang di rumah menerima paket, paket dititip di kantor pos terdekat dan memberikan nota pemberitahuan di box surat. Semua alamat pengiriman harus detil dengan nama jalan, nomor rumah, nama kota dan kode pos.

Hal menarik lainnya misalnya pembukuan rekening dari Bank di Jerman untuk keperluan studi, yakni Deutsche Bank maka tiap bulan saat saya masih di Indonesia dan menunggu visa maka saya mendapatkan kiriman surat pembukuan via pos ke alamat di Jakarta. Di Jerman tidak ada buku pencatatan transaksi bank seperti layaknya di Indonesia. Jadi jika saya ingin mengetahui transaksi perbankan seperti transfer uang masuk dan sebagainya maka saya bisa mencetaknya di mesin sistim pembukuan yang tersedia di bank. Begitu pun saat kita berada di luar Jerman maka pihak bank mengirimkan surat rincian transaksi via jasa pos.

Kantor pos buka setiap Senin-Jumat jam 08.30-18.00 dan Sabtu hingga jam 12.30. Jasa pos juga amat dibutuhkan bilamana harus mengirimkan paket antar wilayah di seluruh Jerman ketimbang anda harus mengantarkan paket dengan perjalanan lama seperti lima jam. Pengalaman lain misalnya saat saya mengirimkan paket ke seorang teman yang notabene mahasiswa yang study di kota kecil di Jerman. Paket seberat 10Kg dikirimkan ke kantor pos atau supermarket terdekat di kota dimana teman saya study. Kemudian teman saya akan mendapatkan surat pemberitahuan agar segera mengambil paket yang ditujukan kepadanya di kantor pos kotanya atau supermarket yang letaknya dekat dengannya. Mengapa dia tidak bisa menerima paket secara langsung? Karena kotak surat yang tersedia untuk mahasiswa mini sekali. Jadi hanya untuk menerima surat saja. Menarik ya!

Selain itu kantor pos di Jerman juga masih menyediakan jasa perbankan. Meski kadang kami harus mengomel karena antrian yang panjang mengular antara orang yang hendak mengirimkan surat/paket pos dengan orang yang meminta layanan jasa bank tanpa dibuat perbedaan antrian. Begitulah jasa pos yang saya amati. Namun kantor pos tak pernah sepi. Masih banyak pelanggannya memanfaatkan jasanya.

Jika kita memesan barang-barang lewat online, barang-barang pun langsung terkirim ke rumah dengan cepat lewat jasa pos Deutsche Post. Keren kan? Tidak perlu ekspedisi pengiriman lainnya, cukup pos saja maka barang-barang yang kita pesan bisa langsung diterima setelah kita kirim order barang via pos atau online

Demikian pengamatan saya. Bagaimana pengalaman teman yang lain menggunakan jasa pengiriman via kantor pos? Apakah ada pengalaman menarik lainnya?